Vào thập niên 70, một nhóm nghiên cứu của Viện Công nghệ Massachusetts đã đến Nhật Bản để tìm hiểu lý do vì sao ngành sản xuất ô tô của đất nước này hoạt động năng suất hơn đối thủ tại Detroit (Hoa Kỳ). Nghiên cứu này đã đưa họ đến với Toyota và Hệ thống Sản xuất Toyota – một bộ nguyên tắc quản lý tập trung vào tăng cường an toàn, chất lượng, hiệu suất, giảm lãng phí và tạo ra nhiều giá trị hơn trong khi sử dụng ít nguồn lực hơn.

Khi được chuyển giao sang Mỹ, bộ nguyên tắc Tinh gọn này đã trở thành huyền thoại và được nhiều lãnh đạo công ty áp dụng. Một trong số đó là H. Lawrence Culp Jr. – Chủ tịch kiêm Giám đốc Điều hành của GE. Ông đã đưa Quản lý Tinh gọn trở thành trọng tâm trong hành trình đổi mới của GE. “Tinh gọn là chiến lược, là cách điều hành doanh nghiệp, là chìa khóa cho sự phát triển của chúng tôi” – Betsy Bingham, phó Chủ tịch của GE Aviation cho biết. Việc áp dụng phương pháp này tại GE đã bước đầu cho thấy thành công. Và thông qua đại dịch COVID-19, giá trị đích thực của Tinh gọn đã được thể hiện rõ nét khi tư duy hệ thống và quản lý thông minh trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Dưới đây là một số câu chuyện về cách Quản lý Tinh gọn đã giúp GE đối phó với đại dịch.

Tinh gọn trong đổi mới sáng tạo

Eric Gatlin at GE Aviation's Additive Technology Center

Eric Gatlin tại Trung tâm Công nghệ Đắp lớp của GE Aviation. Ảnh: Tomas Kellner/GE Reports.

Năm 2017, các kỹ sư của GE đã khiến thế giới kinh ngạc khi biến động cơ phản lực mạnh nhất lúc bấy giờ trở thành một tuabin với tiềm năng phát điện cho hàng nghìn hộ gia đình. Thành tựu này đã thu hút nhiều sự chú ý nhưng GE không chỉ dừng lại ở đó. Giờ đây, một nhóm nghiên cứu khác từ GE Aviation và GE Additive đã biến cỗ máy đó trở thành một ví dụ nổi bật về Quản lý Tinh gọn – triết lý đang thúc đẩy quá trình chuyển đổi tại GE. Nhờ vận dụng Tinh gọn, một nhóm nghiên cứu đa quốc gia của GE đã tìm ra cách cắt giảm tới 35% chi phí sản xuất bốn chi tiết tuabin chỉ trong 10 tháng – khi đại dịch COVID vẫn đang hoành hành.

Dự án này cho thấy tính linh hoạt của Quản lý Tinh gọn. GE đã áp dụng triết lý này trong nhiều lĩnh vực – từ cải thiện sản xuất và dịch vụ, giảm hàng tồn kho, đơn giản hóa hoạt động văn phòng và giờ đây là tăng tốc đổi mới sáng tạo. “Đây đúng là yếu tố thay đổi cuộc chơi” – Eric Gatlin của GE Aviation chia sẻ.

Tinh gọn trong dịch vụ bảo dưỡng

Turbine shroud

Một tuabin khí GE 7F nặng hàng nghìn kg và chứa hàng trăm chi tiết. Ảnh: GE Gas Power.

Mỗi giờ đồng hồ tuabin khí GE 7F dừng hoạt động sẽ gây thiệt hại lên tới hàng nghìn USD cho các công ty điện lực. Đây là lý do việc bảo dưỡng định kỳ phải tiến hành nhanh chóng và kịp thời. “Tôi luôn đặt ra những câu hỏi: Làm thế nào để cải tiến, để thay đổi, nhân viên ưu tú nhất là ai, chúng tôi có thể làm gì khác hơn?” – Ezra Laurent, giám đốc dịch vụ toàn cầu của FieldCore – một công ty con chuyên về dịch vụ và bảo dưỡng của GE trăn trở.

May mắn thay, Laurent lại là một chuyên gia về Quản lý Tinh gọn. Sử dụng triết lý này, Laurent cùng các đồng nghiệp ở Hungary và South Carolina đã tìm được cách để giảm gần một nửa thời gian thay thế một chi tiết tuabin quan trọng – từ 25 tiếng xuống còn 13 tiếng đồng hồ. “Chứng kiến quá trình đó là một điều tuyệt vời” – Funmi-Lola Ajayi, quản lý phụ trách hoàn thiện khu vực Bắc Mỹ của GE cho hay.

Tinh gọn kho hàng

LEan Renewable Energy

“Trong Quản lý Tinh gọn, mọi thứ đều liên quan đến nhau” – Bob Karl chia sẻ. Ảnh: Andrew Robertson/GE Reports.

Quản lý Tinh gọn là cốt lõi của quá trình chuyển đổi tại GE đồng thời cũng là trọng tâm kế hoạch đại tu dịch vụ bảo dưỡng mạng lưới tuabin gió trên đất liền tại châu Âu và châu Á của GE Renewable Energy.

“Triết lý Tinh gọn trao cho chúng ta các công cụ, nó khiến ta chậm lại để suy ngẫm: Điều gì đang gây lãng phí tiền bạc và nguồn lực?” – Bob Karl, người điều hành các hoạt động toàn cầu cho Digital Services tại GE Renewable Energy chia sẻ. Trong vòng 20 năm qua, GE Renewable Energy đã trở thành một gã khổng lồ với mạng lưới hơn 49.000 tuabin trên đất liền tại 35 quốc gia. Mạng lưới rộng khắp kéo theo nhiều vấn đề. Tới tận năm ngoái, họ vẫn bị dư thừa lượng lớn hàng tồn kho đắt tiền tại nhiều khu vực trên thế giới.

Bắt đầu với hai nhà kho lớn ở Tây Ban Nha và Hà Lan, Karl và đồng nghiệp đã bắt đầu “tinh gọn” bằng cách tập trung kho hàng. Kế hoạch này đang mang lại hiệu quả: Đến cuối năm 2020, họ đã giảm được lượng hàng tồn kho trị giá hàng chục triệu USD và đang tiếp tục tiết kiệm được nhiều hơn nữa.

Tinh gọn trực tuyến

Betsy Bingham

Betsy Bingham đang làm việc tại GE Aviation, đồng thời là Phó chủ tịch cấp cao phụ trách Tinh gọn và Hoạt động tại GE Digital. Ảnh: GE Digital.

Triết lý Tinh gọn đã được GE ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, từ sửa chữa dây chuyền sản xuất tại những nhà máy ở Batesville và Greensville cho đến các hoạt động văn phòng như quản lý dự án, phát triển phần mềm và những thách thức thương mại khác.

Tháng 3 năm 2020, các nhân viên thuộc bộ phận lưới điện của GE lên kế hoạch họp bàn về Quản lý Tinh gọn tại Florida. Tuy nhiên, một vấn đề đã xảy ra trước khi buổi làm việc diễn ra theo dự kiến: đại dịch COVID-19 bùng phát, nhiều nơi bị phong toả khiến cho các thành viên không thể đến dự họp. Câu hỏi đặt ra là liệu Tinh gọn có giúp ích cho các cuộc thảo luận trực tuyến không?

Cùng ngồi trong một căn phòng và thảo luận trực tiếp thường giúp giải quyết vấn đề tốt hơn nhưng khi không thể làm điều đó, ta phải tìm những giải pháp khác. Theo Paul Sloup của GE Digital, những cuộc họp trực tuyến phải tìm ra cách để khai thác khả năng sáng tạo và kỹ năng giải quyết vấn đề của những người tham gia, đồng thời cũng phải khuyến khích họ chia sẻ ý tưởng và suy nghĩ của mình. Sloup và đồng nghiệp đã tìm hiểu một phần mềm bảng trắng (whiteboard) với mục tiêu giúp họp trực tuyến dễ dàng hơn. Họ nhanh chóng nhận ra rằng các cuộc họp trực tuyến mang lại nhiều lợi ích bất ngờ. Ví dụ, họ có thể ngay lập tức lưu trữ ý tưởng và thông tin dạng số hoá đồng thời có thể chia sẻ chúng với nhiều người. “Tôi không thể nào mở rộng quy mô cuộc họp thông thường một cách dễ dàng như khi họp trực tuyến được” – Sloup cho biết. Khi những cuộc họp truyền thống có thể diễn ra, chúng sẽ không còn như trước mà sẽ trở nên tốt hơn nhiều nhờ những công cụ ảo đã được Sloup và đồng nghiệp khám phá.

Giải quyết tinh gọn những vấn đề cấp bách

Angie Norman

Angie Norman là một trong những chuyên gia Quản lý Tinh gọn của GE với chuyên môn giải quyết những vấn đề phức tạp cần giải pháp cấp bách. Ảnh: GE Aviation.

Angie Norman là một trong những chuyên gia Quản lý Tinh gọn của GE với chuyên môn giải quyết những vấn đề phức tạp cần giải pháp cấp bách. Cô đang là trưởng nhóm thực hành Tinh gọn trong mảng tài chính của tập đoàn. Vào tháng 3/2020, khi GE Healthcare cần cấp tốc lắp ráp và trang bị linh kiện cho hàng nghìn màn hình theo dõi y tế để điều trị bệnh nhân trong đại dịch COVID, cô là người phù hợp nhất cho công việc này. Màn hình y tế là thiết bị giúp theo dõi nhịp tim và các dấu hiệu sinh tồn khác, hỗ trợ y bác sĩ trong công tác điều trị. Đây là một nhiệm vụ phức tạp nhưng lại cần phải thực hiện gấp rút.

Thời điểm đó, Norman thậm chí không phải là nhân viên của GE Healthcare. Cô đang công tác tại GE Aviation. Nhưng chuyên môn về Quản lý Tinh gọn của cô rất cần thiết trong tình huống này và Norman đã bắt tay ngay vào việc. Cô lập tức dọn chỗ để lắp ráp màn hình y tế tại nhà máy của GE Aviation ở Cheltenham (Anh), nơi thường sản xuất hệ thống điện cho máy bay. Cô chỉ đạo công tác đào tạo công nhân và soạn thảo kế hoạch dự án cùng các đồng nghiệp. Họ nhanh chóng chia thành hai ca làm việc mỗi ngày để lắp ráp màn hình. Lô hàng đầu tiên đã sẵn sàng xuất xưởng vào đầu tháng 5 – chỉ 6 tuần sau khi khởi động dự án. Theo Norman, quan trọng nhất là lên kế hoạch và có một tập thể để cùng chung tay hành động. “Nó cho thấy sức mạnh của việc đặt ra mục tiêu chung” – cô chia sẻ.

Quản lý tinh gọn ở GE Việt Nam

Anh Nguyễn Hữu Khoa, Quản lý bộ phận Sản xuất Tinh gọn tại nhà máy GE Dung Quất đã nhìn thấy những lợi ích rõ ràng khi áp dụng các giải pháp Tinh gọn. Ảnh: GE Reports Vietnam.

Tại nhà máy GE Hải Phòng, thực hành Tinh gọn đã giúp thúc đẩy doanh thu năm 2019 tăng 60% so với cùng kỳ năm trước. Cùng với các công nghệ kỹ thuật số mới, Tinh gọn đã giúp nhà máy đáp ứng công suất và nhu cầu điện ngày càng tăng.

Điều tương tự cũng có thể nhìn thấy ở GE Dung Quất. “Là một cơ sở sản xuất, chúng tôi luôn nỗ lực để hướng tới một môi trường làm việc an toàn hơn, năng suất hơn, chất lượng hơn và tiết kiệm chi phí hơn” – Anh Nguyễn Hữu Khoa, Quản lý bộ phận Sản xuất Tinh gọn tại nhà máy GE Dung Quất cho biết.

Anh Khoa là thành viên của Moonshine Shop – một nhóm phát triển sản xuất Tinh gọn. Họ thường xuyên họp để thảo luận về những phương pháp cải tiến hoạt động cho nhà máy. Tính đến nay, Moonshine Shop đã khởi xướng hơn 100 ý tưởng sáng tạo, góp phần giúp cho hoạt động của nhà máy Dung Quất hiệu quả hơn, tăng 40% lợi nhuận và giảm 25% thời gian chu kỳ.

BÌNH LUẬN CỦA BẠN